Archief Digitaliseren en Post Scannen Assen

DIGITALISERING EN POSTSCANNING

Wilt u uw archief laten digitaliseren en uw post laten inscannen? Dan is Stadspost Eemsmond Expres uw partner. Wij zijn namelijk dé specialist van Assen op het gebied van digitalisering, digitale archivering en postscanning. Door onze moderne apparatuur en uitgebreide kennis weten wij precies hoe wij uw huidige archief kunnen digitaliseren en kunnen wij u verder ondersteunen bij al uw digitaliseringsvraagstukken. U kunt bij ons terecht voor zowel omvangrijke en langdurige projecten, maar ook voor kleinere digitaliseringswerkzaamheden. Er zijn enorm veel mogelijkheden. Neem daarom gerust eens contact op!

 

Voordelen van digitalisering

  • Archief en post overal toegankelijk door geautoriseerde personen
  • Bespaar tijd en geld door de snelle verwerking van post
  • Documenten staan veilig online
  • Informatietoevoer naar achterliggende systemen kan worden gestroomlijnd
  • Ontvang post zelfs tijdens uw vakantie
  • Doorzoek uw digitale documenten
  • Laat het complete archief digitaliseren
  • Voor particulier en bedrijf in Assen

 

Neem nu contact op!

 

DIGITALISERING WERKZAAMHEDEN

Er zijn veel mogelijkheden op gebied van digitalisering en postscanning bij Stadspost Eemsmond Expres. Wij kunnen u voorzien van professioneel advies. In overleg gaan we samen kijken naar de beste mogelijkheden voor u als particulier of bedrijf in Assen. Lees op deze pagina over onze digitalisering werkzaamheden.

 

 

TIJDENS UW VAKANTIE WEL POST ONTVANGEN?

Wij maken het mogelijk dat u uw post altijd en overal beschikbaar heeft. Dus zelfs op uw vakantie! Wij halen dan namelijk uw postbus leeg, scannen de post in en zetten deze in uw eigen digitale omgeving klaar. Zo kunt u altijd bij uw post. De post kan ook toegankelijk worden gemaakt voor geautoriseerde medewerkers, dus ook voor thuiswerkers, mobiele werkers etc. Door uw inkomende post te digitaliseren, kan iedereen die erbij moet kunnen er gemakkelijk bij en wordt tijd, moeite én geld bespaard!

 

SCANKLAAR MAKEN

Het scangereed maken van een archief of losse documenten. Dit betekent onder andere: Het ophalen van het archiefmateriaal of documenten van uw locatie in Assen, het verwijderen van nietjes en paperclips van documenten, het verwijderen van ezelsoren en andere vouwen en het eventueel opschonen van de documenten.

 

OPZETTEN STRUCTUUR

Met onze kennis van de Basisarchiefcode (BAC) kunnen wij een ideale (digitale) archiefstructuur voor u opzetten. Daarnaast kunnen we ook uw document managementsysteem (DMS) inrichten. Door deze digitale structuur kunt u veel overzichtelijker te werk gaan en zo tijd én geld besparen.

 

SCANNEN

Het scannen van stukken (in diverse formaten van A3 t/m A00). We hebben een groot formaat scanner waarmee we bouwtekeningen, scheepstekeningen en andere bijzondere formaten kunnen scannen. Het scannen gebeurt in een afgesloten ruimte, waar alleen geautoriseerd personeel toegang tot heeft. Dit is natuurlijk extra van belang op het moment dat er persoonsgegevens, zoals personeelsdossiers, verwerkt worden (i.v.m. de AVG). Op deze manier waarborgen wij uw privacy. Alle scans worden optisch beoordeeld op kwaliteit. Eventueel worden deze aangepast en lege papieren worden verwijderd en de leesbaarheid wordt geoptimaliseerd. Laat uw archief en uw post scannen door Stadspost Eemsmond Expres, dé specialist in digitalisering van Assen!

 

DMS

De gescande documenten kunnen wij op verschillende manier aanleveren. Daarnaast kunnen we ze ook in ons eigen beheer opslaan en ontsluiten, maar het is ook mogelijk om uw documenten rechtstreeks in uw eigen document managementsysteem (DMS) of postsysteem te plaatsen. We hebben veel ervaring met meerdere DMS-systemen, zoals Alfresco, Corsa, Circle, Decos (Join) e.d.

 

FYSIEK ARCHIEF

Na het scannen worden uw documenten door ons naar uw locatie in Assen teruggebracht. We kunnen uw archiefmateriaal tevens voorzien van zuurvrije archiefdozen of archiefomslagmateriaal of we kunnen het, omdat het nu digitaal beschikbaar is, gecertificeerd vernietigen. Zo kunt u ervoor kiezen om uw fysiek papieren archief te behouden, of om uw archief volledig te digitaliseren.

 

Waarom uw archief digitaliseren?

Wij kunnen een goed functionerende digitale archiefstructuur voor u maken en daarnaast kunnen we ook personeelsdossiers, grootformaattekeningen en dagelijkse inkomende post digitaliseren. Wij selecteren en registreren dan de post en verwerken het direct in uw systeem. Dit kunnen wij doen in elk gewenst bestandsformaat.

Een ingescand archief maakt het mogelijk om het archief vanaf meerdere locaties te bereiken en dus niet alleen maar vanaf Assen. Daarnaast krijgt u zo de kans om uw fysieke papieren archief op te schonen en krijgt u weer meer overzicht over uw administratie.

 

ZOEKFUNCTIE

Naast het digitaliseren kunnen wij ook uw digitale documenten op verzoek voorzien van een zoekfunctie. Uw bestanden worden dan inhoudelijk doorzoekbaar. Doordat u niet hoeft te bladeren kan dit u veel tijd besparen. We kunnen de indexering aanpassen naar uw wensen.

 

Persoonlijke ervaringsverhalen van onze klanten

 

Centrum veilig wonen

“Ook voor Centrum Veilig Wonen was het noodzakelijk informatie goed vast te leggen en zorgvuldig tebewaren. Naast de bezorging van de post heeft Stadspost ook het digitaliseren van documenten en tekeningen verzorgd. Een enorm karwei gezien de grote diversiteit aan stukken. Dit is naar onze mening heel goed verlopen. Dankzij het meedenken in oplossingen, de juiste apparatuur en ervaren medewerkers is er niet aan kwaliteit ingeboet ten opzichte van de originelen. Dit is een compliment waard!”

Met vriendelijke groet, JTA (Hans) Mensink Facilitair coördinator Hoofd BHV, Centrum voor veilig wonen

 

Groningen Seaports

"Sinds bijna twee jaar hebben wij ons post- en registratie- proces uitbesteed bij StadspostEemsmond Expres. Dit is vanaf het begin enthousiast en door professionele medewerkers opgepakt en uitgevoerd. Indien nodig wordt direct contact met ons gezocht zodat het hele proces zorgvuldig en snel blijft verlopen en daardoor goed aansluit bij onze dynamische organisatie. Wij van Groningen Seaports zijn dan ook zeer tevreden over de samenwerking met de Stadspost en de kwaliteit van het maatwerk dat de Stadspost levert."

Met vriendelijke groet, 
Klaas Siersema 
Medewerker DIM

 

Gemeente Appingedam

 

 

 

CONTACT

Heeft u vragen over digitalisering en postscanning voor u als bedrijf of als particulier in Assen? Of bent u geïnteresseerd in het laten digitaliseren van uw archief en post? Of heeft u een andere vraag? Neem in alle gevallen gerust eens contact met ons op. Er is enorm veel mogelijk en we bespreken deze mogelijkheden graag met u!

 

Neem contact op!

 

 

Appingedam AssenDelfzijlGroningen | Hoogezand | Veendam | Winschoten