Archief Digitaliseren en Post Scannen Groningen

DIGITALISERING EN POSTSCANNING

Stadspost Eemsmond Expres is de specialist van Groningen op het gebied van digitalisering, digitale archivering en postscanning. Wij beschikken over de juiste apparatuur en kennis om uw post en huidige archief te digitaliseren en u te kunnen ondersteunen bij uw digitaliseringsvraagstukken. Het pakket aan mogelijkheden is zeer groot. We kunnen zeer omvangrijke en langdurige projecten aan, maar ook voor kleinere digitaliseringswerkzaamheden is Stadspost Eemsmond Expres uw lokale specialist.

 

Voordelen van digitalisering

  • Archief en post overal toegankelijk door geautoriseerde personen
  • Bespaar tijd en geld door de snelle verwerking van post
  • Documenten staan veilig online
  • Informatietoevoer naar achterliggende systemen kan worden gestroomlijnd
  • Ontvang post zelfs tijdens uw vakantie
  • Doorzoek uw digitale documenten
  • Laat het complete archief digitaliseren
  • Voor particulier en bedrijf in Groningen

 

Neem nu contact op!

 

DIGITALISERING WERKZAAMHEDEN

Er zijn veel mogelijkheden op gebied van digitalisering en postscanning bij Stadspost Eemsmond Expres. Wij kunnen u voorzien van professioneel advies. In overleg gaan we samen kijken naar de beste mogelijkheden voor u als particulier of bedrijf in Groningen. Lees op deze pagina over onze digitalisering werkzaamheden.

 

 

TIJDENS UW VAKANTIE WEL POST ONTVANGEN?

Wij halen uw postbus leeg, scannen de post in en zetten die in uw digitale omgeving klaar. Zo kunt u altijd al uw post inzien, zelfs tijdens uw vakantie! Ook is de post zo toegankelijk voor iedere geautoriseerde medewerker, dus ook voor thuiswerkers, mobiele werkers etc. Door uw inkomende post te digitaliseren, kan iedereen die erbij moet kunnen er gemakkelijk bij en wordt tijd, moeite én geld bespaard!

 

SCANKLAAR MAKEN

Het scangereed maken van een archief of losse documenten. Dit betekent onder andere: Het ophalen van het archiefmateriaal of documenten van uw locatie in Groningen, het verwijderen van nietjes en paperclips van documenten, het verwijderen van ezelsoren en andere vouwen en het eventueel opschonen van de documenten.

 

OPZETTEN STRUCTUUR

Het opzetten van een (digitale) archiefstructuur of inrichten van een document management systeem (DMS). We hebben kennis van de Basisarchiefcode (BAC). Zo krijgt u een digitale structuur van uw archief, wat zorgt voor overzicht en besparing van tijd en geld.

 

SCANNEN

Wij kunnen stukken in diverse formaten van A3 t/m A00 inscannen. Dit doen wij met behulp van onze groot formaat scanner, waarmee we bouwtekeningen, scheepstekeningen en andere bijzondere formaten kunnen scannen. Dit doen wij in een afgesloten ruimte, waar alleen geautoriseerd personeel toegang tot heeft. Zo waarborgen wij uw privacy en zorgen wij ervoor dat persoonsgegevens (i.v.m. de AVG) goed bewaakt blijven. De scans worden altijd optisch beoordeeld op kwaliteit en eventueel aangepast. Lege papieren worden verwijderd en de leesbaarheid wordt geoptimaliseerd. Laat uw archief en uw post scannen door Stadspost Eemsmond Expres, dé specialist in digitalisering van Groningen!

 

DMS

De gescande documenten kunnen wij op verschillende manier aanleveren. Daarnaast kunnen we ze ook in ons eigen beheer opslaan en ontsluiten, maar het is ook mogelijk om uw documenten rechtstreeks in uw eigen document managementsysteem (DMS) of postsysteem te plaatsen. We hebben veel ervaring met meerdere DMS-systemen, zoals Alfresco, Corsa, Circle, Decos (Join) e.d.

 

FYSIEK ARCHIEF

Nadat we uw documenten en andere archiefstukken hebben ingescand, brengen we ze terug naar uw locatie in Groningen. We kunnen ze dan in zuurvrije archiefdozen of archiefomslagmateriaal aanleveren, maar we kunnen ze ook, omdat ze nu toch digitaal beschikbaar zijn, gecertificeerd vernietigen. Aan u de keuze om uw fysiek papieren archief te behouden, of om het archief volledig te digitaliseren.

 

Waarom uw archief digitaliseren?

Wij kunnen een goed functionerende digitale archiefstructuur voor u maken en daarnaast kunnen we ook personeelsdossiers, grootformaattekeningen en dagelijkse inkomende post digitaliseren. Wij selecteren en registreren dan de post en verwerken het direct in uw systeem. Dit kunnen wij doen in elk gewenst bestandsformaat.

Een ingescand archief maakt het mogelijk om het archief vanaf meerdere locaties te bereiken en dus niet alleen maar vanaf Groningen. Daarnaast krijgt u zo de kans om uw fysieke papieren archief op te schonen en krijgt u weer meer overzicht over uw administratie.

 

ZOEKFUNCTIE

Op verzoek kunnen we uw digitale documenten ook voorzien van een zoekfunctie. Dit maakt het mogelijk om uw digitale documenten inhoudelijk te doorzoeken. Zo hoeft u niet te bladeren en kunt u enorm snel vinden wat u zoekt. Dit bespaart natuurlijk enorm veel tijd! De indexering kan aangepast worden naar uw wensen.

 

Persoonlijke ervaringsverhalen van onze klanten

 

Centrum veilig wonen

“Ook voor Centrum Veilig Wonen was het noodzakelijk informatie goed vast te leggen en zorgvuldig tebewaren. Naast de bezorging van de post heeft Stadspost ook het digitaliseren van documenten en tekeningen verzorgd. Een enorm karwei gezien de grote diversiteit aan stukken. Dit is naar onze mening heel goed verlopen. Dankzij het meedenken in oplossingen, de juiste apparatuur en ervaren medewerkers is er niet aan kwaliteit ingeboet ten opzichte van de originelen. Dit is een compliment waard!”

Met vriendelijke groet, JTA (Hans) Mensink Facilitair coördinator Hoofd BHV, Centrum voor veilig wonen

 

Groningen Seaports

"Sinds bijna twee jaar hebben wij ons post- en registratie- proces uitbesteed bij StadspostEemsmond Expres. Dit is vanaf het begin enthousiast en door professionele medewerkers opgepakt en uitgevoerd. Indien nodig wordt direct contact met ons gezocht zodat het hele proces zorgvuldig en snel blijft verlopen en daardoor goed aansluit bij onze dynamische organisatie. Wij van Groningen Seaports zijn dan ook zeer tevreden over de samenwerking met de Stadspost en de kwaliteit van het maatwerk dat de Stadspost levert."

Met vriendelijke groet, 
Klaas Siersema 
Medewerker DIM

 

Gemeente Appingedam

 

 

 

CONTACT

Heeft u vragen over digitalisering en postscanning voor u als bedrijf of als particulier in Groningen? Of bent u geïnteresseerd in het laten digitaliseren van uw archief en post? Of heeft u een andere vraag? Neem in alle gevallen gerust eens contact met ons op. Er is enorm veel mogelijk en we bespreken deze mogelijkheden graag met u!

 

Neem contact op!

 

 

Appingedam AssenDelfzijlGroningen | Hoogezand | Veendam | Winschoten