Digitalisering en Postscanning

Digitalisering en Postscanning

Stadspost Eemsmond Expres is uw regionale specialist op het gebied van digitalisering, digitale archivering en postscanning. Wij beschikken over de juiste apparatuur en kennis om uw post en huidige archief te digitaliseren en u te kunnen ondersteunen bij uw digitaliseringsvraagstukken. Het pakket aan mogelijkheden is zeer groot. We kunnen zeer omvangrijke en langdurige projecten aan, maar ook voor kleinere digitaliseringswerkzaamheden is Stadspost Eemsmond Expres uw lokale specialist.

 

Voordelen van digitalisering

  • Archief en post overal toegankelijk voor geautoriseerde personen
  • Bespaar tijd en geld door de snelle verwerking van post
  • Documenten staan veilig online
  • Informatietoevoer naar achterliggende systemen kan worden gestroomlijnd
  • Ontvang post zelfs tijdens uw vakantie
  • Doorzoek uw digitale documenten
  • Laat het complete archief digitaliseren
  • Voor particulier en bedrijf

 

Neem nu contact op!

 

Digitalisering werkzaamheden

Er zijn veel mogelijkheden op gebied van digitalisering en postscanning bij Stadspost Eemsmond Expres. Wij kunnen u voorzien van professioneel advies. In overleg gaan we samen kijken naar de beste mogelijkheden voor u als particulier of bedrijf. Lees op deze pagina over onze digitalisering werkzaamheden.

 

 

Tijdens uw vakantie wel post ontvangen?

Wij halen uw postbus leeg, scannen de post in en zetten die in uw digitale omgeving klaar. Zo kunt u altijd al uw post inzien, zelfs tijdens uw vakantie! Ook is de post zo toegankelijk voor iedere geautoriseerde medewerker, dus ook voor thuiswerkers, mobiele werkers etc. Door uw inkomende post te digitaliseren, kan iedereen die erbij moet kunnen er gemakkelijk bij en wordt tijd, moeite én geld bespaard!

 

Scan klaar maken

Het scangereed maken van een archief of losse documenten. Dit betekent onder andere: Het ophalen van het archiefmateriaal of documenten van uw locatie, het verwijderen van nietjes en paperclips van documenten, het verwijderen van ezelsoren en andere vouwen en het eventueel opschonen van de documenten.

 

Opzetten structuur

Het opzetten van een (digitale) archiefstructuur of inrichten van een document management systeem (DMS). Zo krijgt u een digitale structuur van uw archief, wat zorgt voor overzicht en besparing van tijd en geld.

 

Scannen

Het scannen van stukken (in diverse formaten van A3 t/m A00). We hebben een groot formaat scanner waarmee we bouwtekeningen, scheepstekeningen en andere bijzondere formaten kunnen scannen. Het scannen gebeurt in een afgesloten ruimte, waar alleen geautoriseerd personeel toegang tot heeft. Dit is natuurlijk extra van belang op het moment dat er persoonsgegevens, zoals personeelsdossiers, verwerkt worden (i.v.m. de AVG). Op deze manier waarborgen wij uw privacy. Alle scans worden optisch beoordeeld op kwaliteit. Eventueel worden deze aangepast en lege papieren worden verwijderd en de leesbaarheid wordt geoptimaliseerd. Laat uw archief en uw post scannen door Stadspost Eemsmond Expres!

 

DMS

We kunnen de gescande documenten op verschillende manieren aan u aanleveren. We kunnen ook de documenten of uw archief digitaal in ons beheer opslaan en ontsluiten. Het is daarnaast ook gebruikelijk dat we documenten rechtstreeks in uw document managementsysteem (DMS) of postsysteem plaatsen. We hebben veel ervaring met diverse DMS-systemen zoals Corsa, e.d.

 

Fysiek archief

Na het scannen worden uw documenten door ons naar uw locatie teruggebracht. We kunnen uw archiefmateriaal tevens voorzien van zuurvrije archiefdozen of archiefomslagmateriaal of we kunnen het, omdat het nu digitaal beschikbaar is, gecertificeerd vernietigen. Zo kunt u ervoor kiezen om uw fysiek papieren archief te behouden, of om uw archief volledig te digitaliseren.

 

Waarom uw archief digitaliseren?

Denk aan archieven, waarbij wij een gestructureerd functionerend digitaal archief voor u aanmaken. Tevens kunnen wij personeelsdossiers, groot formaat tekeningen en/of de dagelijkse post voor u digitaliseren.

De dagelijkse post selecteren en registeren wij voor u, waarop wij het verwerken in uw systeem. Dit kunnen wij doen in elk gewenst bestandsformaat.

Het voordeel van een ingescand archief is dat uw archief vanaf meerdere locaties beschikbaar is. U kunt uw fysieke archief opschonen en zo krijgt u weer meer overzicht over uw administratie.

 

Zoekfunctie

Naast het digitaliseren kunnen wij ook uw digitale documenten op verzoek voorzien van een zoekfunctie. Uw bestanden worden dan inhoudelijk doorzoekbaar (OCR). Doordat u niet hoeft te bladeren kan dit u veel tijd besparen. We kunnen de indexering aanpassen naar uw wensen.

 

Persoonlijke ervaringsverhalen van onze klanten

 

Centrum veilig wonen

“Ook voor Centrum Veilig Wonen was het noodzakelijk informatie goed vast te leggen en zorgvuldig tebewaren. Naast de bezorging van de post heeft Stadspost ook het digitaliseren van documenten en tekeningen verzorgd. Een enorm karwei gezien de grote diversiteit aan stukken. Dit is naar onze mening heel goed verlopen. Dankzij het meedenken in oplossingen, de juiste apparatuur en ervaren medewerkers is er niet aan kwaliteit ingeboet ten opzichte van de originelen. Dit is een compliment waard!”

Met vriendelijke groet, JTA (Hans) Mensink Facilitair coördinator Hoofd BHV, Centrum voor veilig wonen

 

Groningen Seaports

"Sinds bijna twee jaar hebben wij ons post- en registratie- proces uitbesteed bij StadspostEemsmond Expres. Dit is vanaf het begin enthousiast en door professionele medewerkers opgepakt en uitgevoerd. Indien nodig wordt direct contact met ons gezocht zodat het hele proces zorgvuldig en snel blijft verlopen en daardoor goed aansluit bij onze dynamische organisatie. Wij van Groningen Seaports zijn dan ook zeer tevreden over de samenwerking met de Stadspost en de kwaliteit van het maatwerk dat de Stadspost levert."

Met vriendelijke groet, 
Klaas Siersema 
Medewerker DIM

 

Gemeente Appingedam

 

 

 

Contact

Heeft u interesse of vragen over digitalisering en postscanning voor u als bedrijf of als particulier? Of heeft u nog andere vragen voor ons? Er zijn veel mogelijkheden en alles is te bespreken. Neem contact met ons op!

 

Neem contact op!

 

 

Appingedam AssenDelfzijlGroningen | Hoogezand | Veendam | Winschoten