Vanwege aanzienlijke drukte kan de bezorging van post mogelijk met 1 tot 2 dagen vertraagd zijn. Onze oprechte excuses voor het eventuele ongemak.
We doen ons uiterste best om dit tijdelijke ongemak snel op te lossen. Met vriendelijke groet,
Stadspost Eemsmond Expres
DIGITALISERING EN POSTSCANNING
DIGITALISERING EN POSTSCANNING
Stadspost Eemsmond Expres is de specialist van Winschoten op het gebied van digitalisering, digitale archivering en postscanning. Wij beschikken over de juiste apparatuur en kennis om uw post en huidige archief te digitaliseren en u te kunnen ondersteunen bij uw digitaliseringsvraagstukken. Het pakket aan mogelijkheden is zeer groot. We kunnen zeer omvangrijke en langdurige projecten aan, maar ook voor kleinere digitaliseringswerkzaamheden is Stadspost Eemsmond Expres uw lokale specialist.
Voordelen van digitalisering
- Archief en post overal toegankelijk door geautoriseerde personen
- Bespaar tijd en geld door de snelle verwerking van post
- Documenten staan veilig online
- Informatietoevoer naar achterliggende systemen kan worden gestroomlijnd
- Ontvang post zelfs tijdens uw vakantie
- Doorzoek uw digitale documenten
- Laat het complete archief digitaliseren
- Voor particulier en bedrijf in Winschoten
DIGITALISERING WERKZAAMHEDEN
De mogelijkheden op het gebied van digitalisering en postscanning zijn bij Stadspost Eemsmond Expres enorm uitgebreid. Daarom gaan we graag met u in gesprek en geven we u met plezier professioneel advies over de mogelijkheden voor u als particulier of als bedrijf in Winschoten. Lees op deze pagina meer over de digitaliseringswerkzaamheden die wij uit kunnen voeren.
TIJDENS UW VAKANTIE WEL POST ONTVANGEN?
Wij halen uw postbus leeg, scannen de post in en zetten die in uw digitale omgeving klaar. Zo kunt u altijd al uw post inzien, zelfs tijdens uw vakantie! Ook is de post zo toegankelijk voor iedere geautoriseerde medewerker, dus ook voor thuiswerkers, mobiele werkers etc. Door uw inkomende post te digitaliseren, kan iedereen die erbij moet kunnen er gemakkelijk bij en wordt tijd, moeite én geld bespaard!
SCANKLAAR MAKEN
Wij kunnen een archief of losse documenten scangereed/scanklaar maken. Dit houdt in dat we het archiefmateriaal of de documenten ophalen van uw locatie in Winschoten en vervolgens nietjes, paperclips, ezelsoren en andere vouwen verwijderen en de documenten eventueel zelfs opschonen.
OPZETTEN STRUCTUUR
Het opzetten van een (digitale) archiefstructuur of inrichten van een document management systeem (DMS). We hebben kennis van de Basisarchiefcode (BAC). Zo krijgt u een digitale structuur van uw archief, wat zorgt voor overzicht en besparing van tijd en geld.
SCANNEN
Wij kunnen stukken in diverse formaten van A3 t/m A00 inscannen. Dit doen wij met behulp van onze groot formaat scanner, waarmee we bouwtekeningen, scheepstekeningen en andere bijzondere formaten kunnen scannen. Dit doen wij in een afgesloten ruimte, waar alleen geautoriseerd personeel toegang tot heeft. Zo waarborgen wij uw privacy en zorgen wij ervoor dat persoonsgegevens (i.v.m. de AVG) goed bewaakt blijven. De scans worden altijd optisch beoordeeld op kwaliteit en eventueel aangepast. Lege papieren worden verwijderd en de leesbaarheid wordt geoptimaliseerd. Laat uw archief en uw post scannen door Stadspost Eemsmond Expres, dé specialist in digitalisering van Winschoten!
DMS
We kunnen de gescande documenten op verschillende manieren aan u aanleveren. We kunnen ook de documenten of uw archief digitaal in ons beheer opslaan en ontsluiten. Het is daarnaast ook gebruikelijk dat we documenten rechtstreeks in uw document managementsysteem (DMS) of postsysteem plaatsen. We hebben veel ervaring met diverse DMS-systemen zoals Alfresco, Corsa, Circle, Decos (Join) e.d.
FYSIEK ARCHIEF
Nadat we uw documenten en andere archiefstukken hebben ingescand, brengen we ze terug naar uw locatie in Winschoten. We kunnen ze dan in zuurvrije archiefdozen of archiefomslagmateriaal aanleveren, maar we kunnen ze ook, omdat ze nu toch digitaal beschikbaar zijn, gecertificeerd vernietigen. Aan u de keuze om uw fysiek papieren archief te behouden, of om het archief volledig te digitaliseren.
Waarom uw archief digitaliseren?
Denk aan archieven, waarbij wij een goed functionerende digitale archiefstructuur voor u kunnen maken. Ook kunnen wij personeelsdossiers, grootformaattekeningen en dagelijkse post voor u digitaliseren. De dagelijkse post selecteren en registeren wij voor u, waarop wij het verwerken in uw systeem. Dit kunnen wij doen in elk gewenst bestandsformaat.
Het voordeel van een ingescand archief is dat uw archief vanaf meerdere locaties beschikbaar is en dus niet alleen maar in Winschoten. U kunt uw fysieke archief opschonen en zo krijgt u weer meer overzicht over uw administratie.
ZOEKFUNCTIE
Op verzoek kunnen we uw digitale documenten ook voorzien van een zoekfunctie. Dit maakt het mogelijk om uw digitale documenten inhoudelijk te doorzoeken. Zo hoeft u niet te bladeren en kunt u enorm snel vinden wat u zoekt. Dit bespaart natuurlijk enorm veel tijd! De indexering kan aangepast worden naar uw wensen.
Centrum veilig wonen
“Ook voor Centrum Veilig Wonen was het noodzakelijk informatie goed vast te leggen en zorgvuldig tebewaren. Naast de bezorging van de post heeft Stadspost ook het digitaliseren van documenten en tekeningen verzorgd. Een enorm karwei gezien de grote diversiteit aan stukken. Dit is naar onze mening heel goed verlopen. Dankzij het meedenken in oplossingen, de juiste apparatuur en ervaren medewerkers is er niet aan kwaliteit ingeboet ten opzichte van de originelen. Dit is een compliment waard!”
Met vriendelijke groet, JTA (Hans) Mensink Facilitair coördinator Hoofd BHV, Centrum voor veilig wonen
Groningen Seaports
"Sinds bijna twee jaar hebben wij ons post- en registratie- proces uitbesteed bij StadspostEemsmond
Expres. Dit is vanaf het begin enthousiast en door professionele medewerkers opgepakt en uitgevoerd. Indien nodig wordt direct contact met ons gezocht zodat het hele proces zorgvuldig en snel blijft verlopen en daardoor goed aansluit bij onze dynamische organisatie. Wij van Groningen Seaports zijn dan ook zeer tevreden over de samenwerking met de Stadspost en de kwaliteit van het maatwerk dat de Stadspost levert."
Met vriendelijke groet,
Klaas Siersema
Medewerker DIM
Gemeente Appingedam
“Ook voor Centrum Veilig Wonen was het noodzakelijk informatie goed vast te leggen en zorgvuldig tebewaren. Naast de bezorging van de post heeft Stadspost ook het digitaliseren van documenten en tekeningen verzorgd. Een enorm karwei gezien de grote diversiteit aan stukken. Dit is naar onze mening heel goed verlopen. Dankzij het meedenken in oplossingen, de juiste apparatuur en ervaren medewerkers is er niet aan kwaliteit ingeboet ten opzichte van de originelen. Dit is een compliment waard!”
Met vriendelijke groet, JTA (Hans) Mensink Facilitair coördinator Hoofd BHV, Centrum voor veilig wonen
Appingedam | Assen | Delfzijl | Groningen | Hoogezand | Veendam | Winschoten